Backlog

https://www.youtube.com/watch?v=8DYvux5504k

Dzisiejszy felieton jest o backlogu.
W załączonym filmie zostawiam widza z przesłaniem: „I tak wszystkiego nie zrobisz!”

NIEWYRABIANIE SIĘ
Widzę, że powszechnym nieszczęściem jest poczucie winy z powodu „niewyrabiania się”.
Rozmawiałem z człowiekiem, który z miesiąca na miesiąc pracował coraz dłużej. Do 9 godzin spędzanych w biurze, dołożył codzienne zabieranie pracy do domu. Potem uznał, że sobota to dobry czas na nadrabianie biurowych zaległości. Jak się domyślasz potem „pod nóż” poszła niedziela.
–Dlaczego Pan to robi? Przecież to droga donikąd. Zawsze będzie miał Pan więcej zadań niż czasu.
–Nie Panie Bernardzie. Jak to wszystko wyprowadzę na prostą, to wrócę do 8-godzinnego dnia pracy.
Od pewnego czasu go nie widziałem, więc nie wiem, jak to dzisiaj wygląda. Obstawiam, że ograniczył godziny snu, bo cóż jeszcze mu pozostało?
Ten Pan, nazwijmy go na potrzeby naszego felietonu imieniem Wiktor, uważał się za człowieka dobrze zorganizowanego.
Pokazał mi swój notatnik, w którym miał listę kilkudziesięciu zadań. Zapisywał je w takiej kolejności jak spadały na „jego barki”. Realizował po kolei. Nie było tam zadań mniej lub bardziej istotnych. Wszystko było do zrobienia.

PERFEKCJONISTA W MOJEJ GŁOWIE
Mam nadzieję, że czytając powyższe studium przypadku nie odnajdujesz w nim swojej historii.
Jednak pewno w każdym z nas siedzi pierwiastek perfekcjonizmu, który potrafi poważnie namieszać w naszym życiu.
Padasz z sił i postanawiasz, że to „koniec na dzisiaj”, a wtedy wewnętrzny głos pyta: „Jak możesz przerwać pracę, gdy tyle jeszcze do zrobienia!?”.
Znam na to jedną, uniwersalną odpowiedź, którą przytoczyłem we wstępie: „I tak wszystkiego nie zrobisz!”
Czy Twoja doba jest za krótka? 24 godziny to za mało? Idę o zakład, że gdyby Pan Bóg na nowo stworzył świat i uczynił dobę 30-godzinną to też byłaby za krótka, a nawet 40 czy 50-godzinna.
Strumień spraw wpadających do naszego pudełka zajmie każdą dostępną przestrzeń i czas.

ZAGOSPODAROWANIE CZASU, KTÓRY ZOSTAŁ NAM DANY
Zapomnijmy o problemie „braku czasu” i porozmawiajmy o zagospodarowaniu czasu, który został nam dany.
Stwierdzenie „i tak wszystkiego nie zrobię” bynajmniej nie oznacza, że mogę przekraczać obiecane terminy i dostarczać byle jakie rozwiązania.
Bezpieczne podejście do tego „kopiącego problemu” jest z innej strony: trzeba oddzielić ziarno od plew.
Skoro wszystkiego nie zrobię, to… mam zrobić wszystko co jest najważniejsze. Zaś za burtą mojej pracy pozostaną zadania, które nie są najważniejsze.
(Tak, wiem, na liście zadań nie ma spraw nieważnych. Także Pan Wiktor dopisywał tylko sprawy ważne, ale o tym za chwilę.)

BACKLOG I INNI
Lista zadań do dobry pomysł. Jeszcze lepszym pomysłem jest grupa samoprzylepnych karteczek, a na każdej osobne zadanie. Gdy te zadania są wypisane, to potrzeba się zatrzymać i uszeregować karteczki od najważniejszej do najmniej ważnej. Ćwiczenie udaje się, gdy uznasz, że zasadą tej gry jest to, iż dwie karteczki nie mogą być tak samo ważne. Wygrasz, gdy wszystkie zadania znajdą się w szeregu od najważniejszego do najmniej ważnego.
Może masz dwa lub trzy zadania, które są wg Ciebie dokładnie tak samo ważne. Jeśli wszelkie inne sposoby uszeregowania zawiodą w ich przypadku, to rzuć monetą i zdaj się na los.

Czy poza rzucaniem monetą mam dla Ciebie jakieś inne, mniej absurdalne narzędzie zarządzania zadaniami? Tak, mam. Tym narzędziem jest Twój główny klient, czyli… w przypadku Pana Wiktora jego bezpośredni przełożony.
Uszeregowana lista zadań (tzw. backlog) jest ułożona według tego, co jest najważniejsze dla Twojego klienta.
Unikaj jak ognia pułapki myślowej typu „ja sam dokładnie wiem, co dla niego jest ważne”. Zapytaj go. Kolejność zadań w backlogu niech będzie ułożona tak jak ona lub on to widzi, a nie jak Tobie się wydaje.

Oczywiście, wciągnięcie klienta lub szefa w sortowanie backloga to wyzwanie, by zwykle zasłaniają się oni linią obrony typu: „sam zdecyduj, przecież wiesz co jest ważne”. Pokonaj te psychologiczne fortyfikacje i zmuś klienta lub szefa do posortowania backloga.
Rób to regularnie.

20% WYSTACZY
Z całkiem sporej liczby lat współpracy z branżą IT wyniosłem zaskakujące przekonanie, że 20% wymagań zawartych na szczycie dobrze ułożonego backloga daje klientowi 80% wszystkich potrzebnych funkcjonalności.
Zaś patrząc na przedsięwzięcia zupełnie nie informatyczne, z jeszcze większym zaskoczeniem widzę, że działa tu podobna zasada.

Zatem wyrzuć ze swojej głowy podstępnego perfekcjonistę i przyjmij do wiadomości, że „i tak wszystkiego nie zrobisz”. Rób tylko to co najważniejsze i asertywnie dopytuj co jest najważniejsze.