Zarządzanie wizualne

https://www.youtube.com/watch?v=HgnUtI-Rgyc

Odręczne zapiski na samoprzylepnych kartkach oraz spotkania twarzą w twarz, to skuteczne metody zarządzania zespołami, także w dobie komputerów, internetu i mediów społecznościowych.

PORAŻKA
Gdy uczestniczyłem w sporym przedsięwzięciu informatycznym, to lider zespołu „dwoił się i troił”, by wdrożyć kolejne aplikacje, gdzie wpisywał zadania, rozdzielał pracę i oznaczał status przedsięwzięć. Mimo to, projekt był nieprzyzwoicie opóźniony, inwestor był sfrustrowany wydając kolejne pieniądze, a daty dostarczenia produktu nikt nie był w stanie uczciwie podać (nawet w przybliżeniu).
W akcie desperacji, poproszono lidera innego zespołu, by pomógł temu szefowi w poukładaniu pracy. Wiedzieliśmy, że tamten zespół ma dobre wyniki.

JULIUSZ Z KARTECZKAMI
Przyjechał ich lider: Juliusz, uśmiechnięty, nieformalnie ubrany manager. Z plecaka wyjął sterty samoprzylepnych karteczek i spędziliśmy kilka dni opisując na karteczkach wszystko, co było do zrobienia.
Największa ściana w sali konferencyjnej została oklejona tymi karteczkami. Po tygodniu Juliusz wyjechał.
Kilka miesięcy później pokazaliśmy pierwszą, działającą wersję tworzonego software’u.

WYCIĄGNĄĆ NA ŚWIATŁO DZIENNE OBRAZ CAŁOŚCI
Czy karteczki wyręczyły programistów w pisaniu kodu? Oczywiście, że nie. Jednak karteczki spowodowały zasadniczą zmianę: pełny obraz sytuacji był jasny i widoczny dla każdego członka zespołu.
Sporo czasu i pracy włożono w wypisanie karteczek. Potem przepisano ich treść do arkusza kalkulacyjnego, by lepiej oszacować czasochłonność. Można by rzec, że poświęcono cenny czas, w okresie, gdy projekt był zagrożony i trzeba było nadganiać zaległości.
Jednak się opłaciło. Po raz pierwszy od lat, zespół dał radę dotrzymać słowa i dostarczyć to, co zostało obiecane.

Z ZARZĄDZANIEM WIZUALNYM DO CELU
Morał z tej opowieści taki, że zarządzanie pracą w sposób wizualny zwiększa szanse osiągnięcia celu.
Być może są ludzie, którzy skutecznie zarządzają korzystając wyłącznie z aplikacji komputerowych. Jeśli do nich należysz i na czas dostarczasz to, do czego się zobowiązujesz, to pewno nie ma powodu, by zamieniać doskonałe narzędzia komputerowe na samoprzylepne karteczki.
Jeśli jednak, podobnie jak ja, ciągle szukasz sposobów na poprawę tego co i jak robisz, to radzę przelać zadania na karteczki, a karteczki nakleić na ścianę.

OGARNĄĆ KARTECZKI
Każde przedsięwzięcie ma swoją specyfikę. Inaczej wygląda tablica w firmie, która świadczy usługi budowlane, a inaczej w firmie szkoleniowej. Inna tablica przydaje się tam, gdzie pracuje jedna osoba, a inna, gdy mamy zespół kilku lub kilkunastu osób.
To co je łączy, to zasada, że pojedyncza karteczka z zadaniem jest przenoszona z pola do pola tablicy. Zwykle od lewej do prawej.
Warto stosować karteczki w różnych kolorach. Wtedy ustalasz czego dotyczy dany kolor. Np. wszelkie zadania marketingowe na zielonych karteczkach, a operacyjne na niebieskich itp.
Zarządzając zespołem możesz stworzyć na ściennej tabeli pola dla poszczególnych członków zespołu, np. Janek, Marta, Krzysztof itp. Zadanie znajduje się w polu „Janek”, gdy jest właśnie realizowane przez Janka.

UŻYWAJ CODZIENNIE, ALBO PRZEPADNIJ
Stworzenie tabeli to dopiero początek. System ma być używany każdego dnia. Jeśli macie zwyczaj codziennych porannych odpraw, to niech one będą przy tablicy.
Poza codzienną aktualizacją tablicy, potrzeby jest cotygodniowy przegląd, gdy porządkujesz tablicę. Wtedy usuwasz nieaktualne sprawy i sprawdzasz zasadność tego co jest na tablicy.

ZACZNIJ OD PROSTEJ TABELI
Nim stworzysz skomplikowaną tablicę, która będzie „uszyta na miarę” Twojego przedsięwzięcia, to zacznij od prostego rozwiązania. Dobrym punktem wyjścia jest tablica o trzech kolumnach (od lewej):
1. Do zrobienia
2. W toku
3. Zrobione

Każde nowe zadanie wpisujesz na karteczce i naklejasz w „Do zrobienia”. To czym się teraz zespół zajmuje ląduje „W toku”, a po wykonaniu w „Zrobione”. Potem, stopniowo rozwijaj tabelę. Pewno dołożysz pole „Oczekiwanie/Wstrzymane”. Z czasem dodasz kolejne pola pośrednie.

Zrób pierwszy, prosty krok do wizualnego zarządzania zespołem. Stosuj to przez kilka tygodni. Każdego tygodnia zapisuj wnioski z eksperymentu. Po zebraniu doświadczeń podejmij decyzję, czy na trwałe wdrażasz to narzędzie do swojej pracy.