Żółte karteczki w tablicy Kanban

https://www.youtube.com/watch?v=UnXClFW4fWE

Najprostsze metody mogą być najskuteczniejsze.

Arkusz papieru, samoprzylepne karteczki i pisak to zestaw wystarczający do zarządzenia większością sytuacji.

Jednym z niezliczonych sposobów wykorzystania karteczek jest to, co pokazałem w załączonym filmie.


BACKLOG
Każde czekające mnie zadanie wypisałem na osobnej karteczce. Karteczki wkleiłem na arkusz papieru podzielony na cztery pola.
Najważniejsze jest jedno z tych pól i nosi nazwę Backlog. Tam wklejam karteczki z zadaniami. Na górze najważniejsze, a im niżej na liście tym mniej ważne zadania.
Niektóre zadania, na pierwszy rzut oka, wydają się tak samo ważne. Założeniem mojego Backloga jest to, że zadania mają być ułożone hierarchicznie. Jeśli nie znajduję innego sposobu by posortować dwa zadania, to losuję, które będzie na górze.

WAŻNE SPRAWY INNYCH LUDZI
Upieram się przy sortowaniu, bo to mi ułatwia, życie, gdy spadają na mnie niespodziewane zadania. Pewno znasz to uczucie, że posortowana lista zadań ma krótką żywotność.
Błyskawicznie spada jakiś mail, sms lub telefon z „wrzutką”, która domaga się natychmiastowego poświęcenia uwagi i burzy plan.
Zapisuję „wrzutkę” na nowe karteczce i przykładam do mojej posortowanej listy. Czy „wrzutka” jest dla mnie ważniejsze od zadania, jakie jest na szczycie mojego Backloga? Jeśli tak, to faktycznie staje się nowym „numerem jeden”.
Jednak często, dzięki posortowanej liście, udaje mi się uratować zdrowy rozsądek w sytuacji pilnej prośby.
–Czy masz czas? Czy możesz mi pomóc? – po takim pytaniu, bez listy moich zadań, pewno powiedziałbym, że jestem trochę zajęty, ale może znajdę czas, skoro ktoś pilnie potrzebuje mojej pomocy. Potem ktoś inny pilnie czegoś będzie potrzebował. No i tym sposobem dzień dobiega końca. Sporo się napracowałem. Rozwiązałem kilka pilnych spraw, które były ważne… dla innych ludzi.

NIEMIŁE KONSEKWENCJE MIŁEGO ZACHOWANIA
To co teraz powiem, może zabrzmieć nieładnie, ale  zajmowanie się sprawami, które są ważne dla innych, a nie są ważne dla mnie, jest zwykle marnowaniem czasu, złym wykonywaniem pracy i bywa,  że prowadzi do fatalnych skutków.
Np. jeśli praca Pana Roberta (imię zmienione) polega na sprzedaży tego, co firma produkuje, a on spędza czas pomagając sekretarce w konserwacji urządzeń biurowych; doradzając koledze w sprawie wyjazdu służbowego oraz pomagając koleżance z księgowości w opanowaniu nowego programu komputerowego, to za kilka miesięcy wszyscy ci ludzie mogą stracić pracę z powodu Roberta, bo on niczego nie sprzeda, więc nie będzie pieniędzy na wynagrodzenia.

OSTATNIA DESKA ASERTYWNOŚCI
W powyższym, fikcyjnym, przykładzie, człowiek robił masę dobrych i miłych rzeczy, które były pilne i ważne dla innych. Tylko, że nie robiąc tego co było ważne dla niego samego, wyrządził sporą szkodę wszystkim, łącznie z tymi ludźmi, którym pomagał.

Dlatego tak cenię sobie listę tego co mam do zrobienia, bo jeśli odmawiam zajęcia się cudzymi sprawami, to dlatego, że mam ważniejsze sprawy do zrobienia. Wiem to, dzięki regularnym zarządzaniem sprawami. Bowiem codzienne zarządzanie backlogiem, jest podstawą skuteczności używanego przeze mnie systemu.
Pozostałe elementy wymagają mało uwagi i są niemal automatyczne.

PAPIEROWA PRACA W TOKU I PO PRACY
Zadanie z początku listy Backlog ląduje w polu Doing, czyli „Praca w toku”. To proste. Karteczka jest tak długo w tym polu, aż ukończę zadanie, potem odkleję karteczkę i przeniosę ją do pola Done, czyli „Zrealizowane, ukończone”.
(W realizacji wielogodzinnych zadań wspomagam się narzędziem elektronicznym KanbanFlow, któremu poświęciłem inną jednominutówkę: www.bernard.fruga.net/087/ Pomaga ono w trzymaniu bloków pomodoro i obliczania czasochłonności zadań)

Przekonanie o sile motywacyjnej i porządkującej zapisów na papierze pozostało mi od czasów pracy w zespołach informatycznych. Zapisanie sprawy na fizycznej, papierowej karteczce, a potem, w toku prac, własnoręczne przeniesienie tej karteczki w inne miejsce ma swoją specyficzną siłę.

Jeśli masz inny system (elektroniczny lub papierowy), który działa oraz utrzymuje Cię na dobrym poziomie produktywności i motywacji, to sugeruję trzymać się swojego systemu.
Lecz jeśli szukasz sposobu uporządkowania swoich zadań, to przetestuj opisany przez mnie system karteczek z tablicą Kanban.