Skup się na 20% najważniejszych zadań

https://www.youtube.com/watch?v=9MrClKxM1kk

[Serdecznie dziękuję Panu Kierownikowi pociągu 5400 za serdeczność, uśmiech i wskazanie miejsca, gdzie mogłem nagrać film.]
Zasada 80/20. Reguła genialna w swej prostocie. Mówi, że w wielu sytuacjach ok. 80% wyników pochodzi z 20% przyczyn.
Jestem praktykiem i teoretyczne rozważania odkładam na bok. Mimo to słyszałem, że ponoć jest jakieś matematyczne uzasadnienia zasady 80/20. Dla mnie najpiękniejsze w tej zasadzie jest to, jak bardzo ułatwia ona zarządzanie przedsięwzięciami.

DOBA JEST ZA KRÓTKA
Już dawno temu pogodziłem się z myślą, że doba jest za krótka, by zrobić wszystko, co spada na moje biurko. Robię tylko część tego, co mam w swoim „koszyku”.
Skoro tak, to na jakiej podstawie mogę się chwalić, że jestem osobą stosunkowo skuteczną w działaniu i dotrzymującą najważniejszych zobowiązań?
Otóż prawda jest taka, że na wiele tematów nigdy nie odpowiadam, niektórych planów nie realizuję itd.
Staram się dbać o to, by zadania sortować. Prowadzić listę tzw. „backlog” i regularnie ją porządkować, a realizować tylko to, co najważniejsze.

ZASADA 80/20 WYMAGA UPORZĄDKOWANIA
W filmie przytoczyłem przykład konferencji, której przygotowania obejmowały wiele elementów. Przy pierwszym podejściu do opisania projektu, na liście znalazło się 20 żółtych karteczek z zadaniami. Pisaliśmy je bez ładu i składu.
Wyobraź sobie, że jako następny krok rozdzielamy karteczki (zadania) pomiędzy członków zespołu  i przystępujemy do pracy. Czy wiedza o zasadzie 80/20 cokolwiek zmieni w naszym przedsięwzięciu? Raczej nie.
Zespół ruszy do pracy i wykona, co trzeba zrobić. Przypuszczalnie niektóre zadania zostaną zrealizowane bardzo dobrze, a inne nieco gorzej.
Być może po zakończeniu projektu, podczas oceny przedsięwzięcia, zadamy sobie pytanie, które 20% zadań przyczyniło się do 80% powodzenia konferencji. Może pomoże nam to w planowaniu kolejnej konferencji.
Jednak w sytuacji, o której mówię w filmie dołożyliśmy etap porządkowania karteczek.
Przyjęliśmy prostą, ale karkołomną zasadę: sortujemy karteczki i nie ma możliwości, by dwie karteczki miały taką samą ważność.
Gdy karteczki były posortowane, jedna pod drugą, to zadaliśmy sobie pytanie, jak zasada 80/20 ma się do naszego projektu? Czy 20% zadań z początku listy ma szansę zapewnić nam 80% szans na powodzenie przedsięwzięcia? Na górze listy był budżet, prelegenci, uczestnicy i miejsce konferencji.
Zespół zgodnie uznał, że ta czwórka to fundament powodzenia wydarzenia.
Dopiero potem, po uporządkowaniu zadań, przystąpiliśmy do planowania, co i kiedy zostanie zrobione.

ZASADA 80/20  WYMAGA SYSTEMATYCZNOŚCI
Nasz projekt konferencyjny, oraz każdy z Twoich projektów, są jak żyjące organizmy: rosną, rozwijają się i zmieniają.
Zatem lista zrobiona dzisiaj, może być nieaktualna już za tydzień, a z całą pewnością będzie wymagała poprawienia za miesiąc.
Wobec tego, metoda skupienia się na tym co najważniejsze ma rację bytu, gdy regularnie odpowiadasz sobie na pytanie „co jest najważniejsze?”.
Dlatego rozpisywanie przedsięwzięcia na samoprzylepnych karteczkach wydaje się optymalną metodą, bo po zmianie kolejności tego co najważniejsze, wystarczy na nowo posortować karteczki, bez potrzeby rozpoczynania pracy nad listą od nowa.

ZMIENNOŚĆ MA SWOJE GRANICE
Ciągła zmienność, rozpad tego co było i tworzenie się nowych zjawisk jest naturalną częścią życia. Jednak osiągnięcie celu i skuteczność działania, wymagają częściowego odcięcia się od zmian.
Wracając do przykładu naszej konferencji. Na dzień dzisiejszy mamy jasność co jest najważniejsze. Na tej podstawie planujemy prace na najbliższy czas (może na dwa tygodnie, może na miesiąc) i w tym okresie nie zmieniamy tego, co jest do zrobienia. Odcinamy się od zmienności i uparcie realizujemy plan. Wszelkie zmiany, nowe pomysły i zmiany kolejności na liście będą uwzględnione w planie na kolejny okres. Dzięki takiemu podejściu zmniejszamy pokusę zwalania swojej nieproduktywności na zmieniające się wymagania i warunki.

Reasumując, zasada 80/20 jest dobrym narzędziem. Pamiętając o skupieniu się na tym co najważniejsze, mamy szansę zaspokoić większość potrzeb naszych klientów.