Jak zarządzać dostępem do Twojego czasu? Bo czas to pieniądz

https://www.youtube.com/watch?v=IjKRbX1S3sE

Brak czasu na to, co najważniejsze, marnowanie czasu, opóźnienia, przekraczanie terminów, zbyt późne odpowiadanie na maile, reagowanie po czasie, to grzechy na sumieniu wielu przedsiębiorców. Pewno Ty i ja też mamy coś w tej sprawie do poprawienia.

WYJĄTKOWE CZASY
W załączonej jednominutówce mówię o wyjątkowości naszych czasów. Żyjemy w globalnej wiosce i tak jak na wsi, możemy zaczepić dowolnego mieszkańca, by zadać pytanie lub porozmawiać. Stało się to możliwe głównie dzięki rozwojowi technologii komunikacyjnych. Facebook czy LinkedIn połączył każdego z każdym. Dwie, trzy, czasem sześć osób dzieli Ciebie i mnie od dowolnej osoby, także tej z pierwszych stron światowych gazet. To wspaniałe. Jak pisałem w odcinku #045 1-minutowego Frugi, gdy kolega chciał zaprosić do siebie Mela Gibsona, to okazało się, że Gibson jest bliskim znajomym, znajomego mojego przyjaciela. Faktycznie z każdym możesz się skontaktować i chcieć skupić na sobie jego uwagę oraz czas.

KRADNĄ TWÓJ CZAS
Czar pryska, gdy zdajesz sobie sprawę, że dokładnie tak samo jest z możliwością zajęcia Twojego czasu przez obce osoby. Przedstawiciele firmy Philipiak Milano każdego miesiąca zostawiają na mojej komórce ślady prób dodzwonienia się. Zaś nasz domowy telefon stacjonarny mamy permanentnie wyciszony, bo jedynymi osobami dzwoniącymi pod tamten numer są sprzedawcy rozmaitych, niepotrzebnych nam produktów. Podobnie w skrzynce mailowej i na portalach społecznościowych.

WYMARZONY KLIENT
Jednocześnie, raz na jakiś kontaktuje się ze mną ktoś, mówiący „Dzień dobry Panie Bernardzie, nasz wspólny znajomy dał mi Pańskie namiary i myślę, że moja propozycja może być dla Pana interesująca…” W ten sposób trafiają do mnie niemal wszyscy klienci, którzy zasięgnęli języka na mój temat u kogoś komu ufają, a potem zapraszają mnie do współpracy.

BYĆ WIDOCZNYM
Dlatego chętnie publikuję swój numer telefonu w internecie, a mój adres mailowy jest łatwy do znalezienia. Jednak obca osoba ma bardzo małe szanse na zakłócenie mojego dnia.
Zwykle nie odbieram połączeń od nieznanych numerów, lecz w dogodnym dla mnie czasie oddzwaniam. Pewno podobnie jak Ty, jestem w stanie już na wstępie rozmowy ocenić, czy rozmowa ma sens, czy też jest stratą czasu.

BEZ KURTUAZJI
W tym drugim przypadku żegnam się z rozmówcą, bez nadmiernej kurtuazji. W jednominutówce radzę, by w ciągu minuty uporać się z telefonicznym lub korytarzowym złodziejem czasu. Mówię o tym, bo znam osoby, które notorycznie zaniedbują swoje zobowiązania wobec klientów, narzekając na brak czas, a jednocześnie bywam świadkiem ich kilkuminutowych rozmów z telemarketerami „bo oni mają taką ciężką pracę i pewno miło im jak ktoś z nimi porozmawia”. Koniec końców telemarketer ma dzięki temu miły dzień, a klienci mojej znajomej kolejny dzień oczekiwania na jej, choćby zdawkowy, telefon z informacją o projekcie. W końcu znajoma znajduje chwilę i mówi: „Wybacz, mam tyle na głowie, że nie miałam czasu wcześniej zadzwonić…”.
Prosta zasada: jeśli znajdujesz czas na rzeczy nieważne, to braknie go na rzeczy ważne, bo Twoja doba ma tylko 24 godziny.

WYŁĄCZ SIĘ NA GODZINĘ
Radzę też ograniczyć czas sprawdzania komunikatorów. Mówiłem o tym, by raz na godzinę sprawdzać, czy ktoś dzwonił lub pisał. „No wiesz, ale jakbym była dyspozytorką pogotowia ratunkowego…” Jeśli jesteś, to ten punkt Ciebie nie dotyczy. Tylko proszę, pamiętaj, handlowiec, dyrektor, czy asystent, to nie dyspozytor pogotowia ratunkowego. Jeśli Twój szef lub klient nie toleruje, że nie jesteś dyspozycyjna każdej minuty Twojej doby, to zmień szefa (pracę) lub klienta. Jeśli boisz się, że po takiej zmianie sobie nie poradzisz, to masz najprawdopodobniej problem z lękiem, a nie z rynkiem.

WAŻNY JEDEN DZIEŃ ROBOCZY
Ostatni punkt to moje pobożne życzenie dla masy (niestety) znajomych, partnerów, dostawców i klientów biznesowych w Polsce. Odpowiadaj na wiadomości od kluczowych osób najpóźniej następnego dnia roboczego! Nie da się z Tobą poważnie pracować jeśli niepoważnie traktujesz komunikację. Wobec innych stosuję taką samą zasadę jak wobec siebie: ważne maile od ważnych osób są załatwiane w ciągu jednego dnia, a nieważne mogą pozostać bez odpowiedzi.
Zatem jeśli mail do Ciebie zostaje bez odpowiedzi to uznaję, że jest on nieważny i traktuję naszą relację za mniej ważną niż sądziłem. Może się okazać, że inni będą mieli podobne podejście i Twój biznes skończy się płaczem i zgrzytaniem zębów.

ZŁOTY ŚRODEK
Reasumując, zachęcam do zdrowego rozsądku. Z jednej strony, weekend, noc, godzinne bloki pracy offline to czas, kiedy nie warto zaprzątać uwagi mediami. Nie daj się zwariować otoczeniu, które może oczekiwać ciągłej dyspozycyjności. Śmiało ignoruj wiadomości, które są dla Ciebie nieważne. Z drugiej strony jak masz ważną wiadomość, to rusz cztery litery i najpóźniej następnego dnia roboczego odpowiedz. Twoja reputacja, to największy kapitał na rynku. Pomnażaj kapitał.