Główna bariera komunikacyjna, gdy Polacy pracują z ludźmi z Zachodu

1. Bezpośredniość i zwięzłość komunikacji, która ułatwia nam sprawne załatwianie spraw w Polsce, bywa poważną barierą w pracy z ludźmi z Zachodu
2. W komunikacji z zachodnimi klientami warto pamiętać o small talk
3. Zdania rozkazujące i oceniające, lepiej zastąpić warunkowymi i zostawiającymi rozmówcy pole do zachowania twarzy

 

Prowadziłem warsztaty z podobieństw i różnic międzykulturowych dla kilkudziesięciu osób z polskiego oddziału globalnej korporacji.

Gdy przyszło do wskazania głównej bariery w relacjach między Polakami, a osobami z Zachodu, to głosy skupiły się na jednym obszarze: polskiej bezpośredniości w komunikacji.

AROGANCJA, BEZPOŚREDNIOŚĆ CZY PROSTACTWO
Każdy z nas, kto zbudował serdeczne i otwarte relacje z rodowitymi mieszkańcami Anglii, Francji lub Włoch, miał pewno okazję usłyszeć, że komunikacja z Polakami robi wrażenie niskiego poziomu kultury osobistej.
Francuz może nazwałby to arogancją, Anglik bezpośredniością, a Włoch prostactwem.

Wszyscy trzej mieliby to samo na myśli: w komunikacji z Polakiem czuli więcej napięcia, sztywności  i tonu rozkazującego niż w rozmowie z osobami z Zachodu.

TO NIE JEST ICH STYL
Najpewniej ani Ty, ani ja nie uważamy się za osoby niekulturalne. Mimo zdarzających niezręczności lub nietaktowności, dbamy o dobre i eleganckie relacje z osobami wokół nas.
Mimo to, jeśli zastosujemy ten sam stylu mówienia lub pisania wobec kogoś z Zachodu, to liczmy się z wywołaniem poruszenia. 

SMALL TALK
Pierwszym wyzwaniem jest dla nas small talk. Jedni twierdzą, że nie przyjął się w Polsce, inni że wymarł pod wpływem komunizmu. Tak czy inaczej, rozpoczynanie dialogu od wymiany grzeczności i wypowiedzenia paru nic nie znaczących zdań, jest traktowane u nas jak niepotrzebne dziwactwo i marnowanie czasu.

FORMA PRÓŚB I UWAG
Innym tematem jest forma formułowania próśb i uwag. Zwykle zadowalamy się zdaniami w trybie rozkazującym. Sporadycznie używamy zwrotów grzecznościowych. Zaś tryb warunkowy to już zupełna egzotyka w komunikacji biznesowej.

LANIE WODY
Przecież u nas zupełnie dobrze zostanie odebrany mail o treści: „Jacek, podeślij mi plik z warsztatów. Dzięki, Kasia”
Najpewniej brew Jacka drgnęłaby, gdyby mail brzmiał: „Jacek,
Mam nadzieję, że podróż z warsztatów minęła dobrze i bezpiecznie.
Piszę do Ciebie z prośbą, byś w wolnej chwili (nie musi być dzisiaj) był uprzejmy przesłać mi plik z warsztatów. Mam nadzieję, że nie jest to nadmierny kłopot i będę wdzięczna za Twoją pomoc.
Z góry dziękuję i pozdrawiam, Kasia”

PRZECIEŻ JEST DOBRZE
Po co się rozpisywać. Przecież w pierwszej wersji było słowo „dzięki”, więc jest jasne, że Kasia prosi, a nie rozkazuje. Co więcej, jaki sens zabierać czas Jacka zdaniem o podróż. Przecież skoro czyta tego maila to znaczy, że żyje i pracuje.

TO TYLKO OCIEPLANIE
To wszystko prawda i jestem daleki od wymyślania nowych standardów komunikacji w naszym kraju. Jednak zwracam uwagę na to, że osoby wychowane i wykształcone w krajach zachodnich miewają inne podejście do standardów komunikacyjnych.
Jeśli chodzi o small talk to tzw. fatyczna funkcja języka ma tam sporo sympatyków (mimo, że pewno nigdy nie słyszeli słowa „fatyczna” 🙂 ). Jest to funkcja nawiązania lub podtrzymania komunikacji. Otwierające dialog pytanie o zdrowie, pogodę czy wydarzenia sportowe zwykle ma tylko i wyłącznie ocieplić atmosferę, nim przejdziemy do sedna sprawy.   

OTWARCIE ALE DYPLOMATYCZNIE
Natomiast nasza druga pułapka tkwi w formie wyrażania próśb, pytań i informacji zwrotnej. Mimo otwartości na podanie prawdziwej i konkretnej informacji, nasi zachodni rozmówcy zwykle oczekują większej niż Polacy troski o formę zdań, które zawierają informację. Raczej oczekują zdania „Odnoszę wrażenie, że prace posuwają się wolniej niż planowaliśmy. Co byście powiedzieli na zwołanie spotkania, by to omówić?”, niż „Po raz kolejny spowodowaliście opóźnienie projektu i proszę o spotkanie ze szczegółowymi wyjaśnieniami”. 

LEPIEJ ZA BARDZO NIŻ KIEPSKO
Nie potrafię podać w tym temacie ogólnej recepty, bo mimo używania pojęcia „Zachód”, to mam świadomość, że inny jest poziom bezpośredniości Holendra, niż Anglika czy osób z innych krajów. Oczywiście bezpieczniej będzie przedobrzyć i być zbyt dyplomatycznym nawet wobec Holendra, niż popaść w tarapaty mówić zbyt bezpośrednio do Anglika.

FILM
Zapraszam do obejrzenia jednominutówki z syntezą dzisiejszego felietonu: www.youtube.com/watch?v=Xwqu3po4aGg

Reasumując, pamiętajmy, że styl komunikacji w naszej części Europy jest nieco inny niż u koleżanek i kolegów wychowanych na Zachodzie i warto dopasować się do ich konwencji, szczególnie w sytuacji, gdy działamy na ich terenie, a oni są naszymi klientami