Zatrudniaj powoli, zwalniaj szybko

http://www.youtube.com/watch?v=oc2UmkzkyLA

Ludzie są najważniejsi w biznesie. Jednocześnie dobry biznes ma stabilnie działać niezależnie od zwalniania lub zatrudniania ludzi.

To pozornie paradoksalne podejście wymaga mądrości w zarządzaniu kapitałem ludzkim.

Moim zdaniem, ludzie to nie zasób, ludzie nie są bezwolnymi narzędziami, ani przedłużeniem ręki szefa. Ludzie wnoszą do organizacji swoje serca i umysły. Skuteczność pracy każdego z nas zależy od poczucia sensu tego co robimy. Ta sama czynność, np. tworzenie i edycja dokumentu o objętości kilkudziesięciu stron, może dłużyć się w nieskończoność i powodować frustrację, albo być ekscytującym zajęciem, przy którym tracę poczucie upływu czasu.

Pamiętam pisanie raportu, który był częścią większego przedsięwzięcia. Byłem przekonany, że raportu nikt nie przeczyta, a owoc długich godzin mojej pracy wyląduje na jakimś zapomnianym serwerze, lub na zakurzonej półce. Parę dni pisania to chyba najdłuższe dni w moim życiu.

Mam też w głowie sytuację tworzenia podobnej objętości dokumentu, jako materiałów dla uczestników moich warsztatów. Czas pędził. Siadałem do pracy rano i ani się obejrzałem już był wieczór.

Technicznie były to niemal identyczne prace. Korzystałem z tego samego oprogramowania. Używałem bardzo podobnych rozwiązań edycyjnych.

Gdybym to robił jako pracownik najemny, to opis mojego stanowiska pracy, w obydwu przypadkach, byłby bardzo podobny.

Zasadnicza różnica polegała na poczuciu sensu i celu tego co robiłem.

Podobne przykłady znam z pracy software developera, sprzedawcy, czy budowlańca.

Zatem przyjmując na firmowy pokład nowego członka zespołu, potrzebujesz poznać co w duszy gra nowemu koledze lub koleżance. Ważne są wartości, motywacje, nastawienie do pracy. By to poznać potrzeba sporo czasu. Dlatego w tytule dzisiejszego odcinka powiedziałem „zatrudniaj powoli”.

Skoro ludzie są tak ważni, a praca z nimi wymaga od nas empatii, to skąd mi się wzięło stwierdzenie, że biznes ma dobrze działać niezależnie od tego, czy ktoś odejdzie, lub dołączy do zespołu?

Myślę, że Twoja organizacja, to coś więcej niż grupa fajnych ludzi. Chodzi o wizję i jej realizację poprzez ciężką pracę, by osiągać kolejne cele. Oczywiście współpracujesz z ludźmi, bo z nimi osiągniesz więcej.

Jednak każdy ze współpracowników może w dowolnym momencie zniknąć. Sytuacje losowe, zdrowotne, czy niezwykłe okazje na rynku pracy sprawiają, że współpracownik odchodzi. Z drugiej strony, widząc, że pracownik działa niezgodnie z tym czego chcesz dla organizacji, potrzebujesz mieć możliwość natychmiastowego wyrzucenia go za burtę, bez wpływania na bezpieczeństwo Twojego biznesu.

Tak czy inaczej, potrzebujesz budować organizację niezależną od konkretnego człowieka.

Cokolwiek robisz, daje się to opisać w sekwencję procesów biznesowych. Po prostu możesz spisać na kartce listę kroków do wykonania.

Jeśli sprzedaję książki na Allegro to proces wygląda tak:

  • zamawiam książki w drukarni
  • wystawiam ofertę online
  • sprawdzam skrzynkę mailową
  • odpowiadam na pytania klientów
  • wysyłam książki
  • wystawiam faktury
  • załatwiam reklamacje
  • podtrzymuję kontakt z niektórymi klientami.

Jeśli mam to robić na większą skalę, to potrzebuję delegować powyższy proces na innych. Po pierwsze mogę prace rozdzielić na kilka osób. Ważne by ktoś pilnował całego procesu. Po drugie, niech co najmniej dwie osoby będą w stanie zrealizować każdy z punktów na powyższej liście.

Załóżmy, że dochodzi do tego, iż sprzedajemy po kilka tysięcy książek każdego tygodnia.

Mój współpracownik, który zajmował się wysyłką oznajmia, że jutro leci do Londynu, bo jego brat dostał milionowe zlecenie i natychmiast potrzebuje rąk do pracy. Życzę mu powodzenia. Szkoda, że odchodzi, ale w pełni to rozumiem. W zespole są jeszcze dwie inne osoby, które zajmowały się wysyłką. Odrobinę poprzestawiamy ich inne obowiązki i działamy dalej. Powoli szukamy nowej osoby do zespołu, ale i tak klienci terminowo dostają książki.

Bez względu na to, czy mówimy o sklepiku online, czy o tworzeniu skomplikowanego produktu softwarowego, zasada jest ta sama. Każdy element procesu ma być znany co najmniej dwóm osobom, a odejście jednej z nich ma pozostać bez wpływu na dostarczanie wartości klientowi.

A co jeśli odejdą obydwie osoby? Oczywiście biznes to ryzyko. Nie chodzi o to, by stosować rozwiązania na 100% bezpieczne, ale by zdroworozsądkowo zabezpieczyć się przed najbardziej oczywistymi zagrożeniami.

Zatem jak przy spodniach do garnituru nosisz szelki, to one mogą się zerwać. Ale przecież z tego powodu nie zakładasz jednocześnie szelek i paska, by być na 100% pewnym.

Podobnie w biznesie. Jak masz dwie osoby w danej części procesu, to może się zdarzyć, że obydwie odejdą, ale przecież to nie powód, by doprowadzać do absurdu liczbę osób potrafiących zastępować innych.

Natomiast ważne, by szef procesu miał dokładnie spisane co jest do zrobienia na każdym odcinku. Bowiem z odejściem pracownika nie możesz stracić swojego know-how.

Reasumując, zarządzaj także poczuciem sensu w pracy swoich ludzi.

Jednocześnie stawiaj na pracę zespołową, gdzie każdy, bez wyjątku, ma swój „gabinet cieni”, który przejmuje obowiązki w razie odejścia pracownika.