PLAN B jako sposób na ryzyko w każdym działaniu


Czy faktycznie można zarządzać swoimi sprawami bez ryzyka? Czy jest sposób, by kompletnie wyeliminować ryzyko?
Tak, oczywiście! Taki sposobem jest nierobienie niczego. Kto niczego nie robi, ten nie ryzykuje. Być może dlatego jest wokół nas tak wielu zalęknionych ludzi, którzy w obawie przed ryzykiem tkwią w swoich fatalnych układach zawodowych i życiowych.
Mówiąc innymi słowami, dla nas, dla osób aktywnych i biorących sprawy w swoje ręce, ryzyko jest naturalnym i codziennym towarzyszem. Co więcej, jest ono towarzyszem w dużej mierze przewidywalnym.
W większości przedsięwzięć jesteśmy w stanie powiedzieć co może się wydarzyć. Na podstawie doświadczenia swojego i innych potrafimy określić jak poważne jest prawdopodobieństwo, że spadnie na nas dane nieszczęście. Zaś znając swoją robotę, wiemy na ile taka niespodzianka będzie uciążliwa dla kontynuowania naszego przedsięwzięcia.
Wyobraźnia podpowiada rozmaite zagrożenia. Warto rozprawić się tylko z tymi najważniejszymi. Szkoda czasu na zabezpieczanie się przeciwko temu co się nie wydarzy. Natomiast roztropność nakazuje wzmocnienie konstrukcji tam, gdzie działają największe siły.
Rekomenduję podzielenie zagrożeń na trzy grupy:

  • A to najpoważniejsze ryzyka i na nich skupiamy swoją energię;
  • B to umiarkowane zagrożenia i potrzebujemy z grubsza wiedzieć co z nimi zrobić;
  • C to marginalne ryzyko, które przyjmujemy do wiadomości, ale nie tracimy na nie czasu.

W większości moich przedsięwzięć mam kilka do kilkunastu zagrożeń. Dzielę je na strefy A, B i C według prostego algorytmu.

Najpierw wypisuję listę ryzyk. Przy każdym ryzyku wpisuję wartość od 1 do 5 na określenie prawdopodobieństwa. 1 to bez znaczenia, a 5 to bardzo poważne prawdopodobieństwo wystąpienia. Potem obok tych cyfr wpisuję kolejną liczbę na określenie lekkości-uciążliwości. Czyli odpowiadam sobie na pytanie na ile wystąpienie tego ryzyka zniweczy moje przedsięwzięcie? Zatem wpisuję wartości liczbowe 1 do 5, gdzie 1 to bardzo lekkie skutki, a 5 to ogromna uciążliwość i praktycznie rozwalenie mojego przedsięwzięcia.
Mam już dwie cyfry przy każdym zagrożeniu. Mnożę je przez siebie i wpisuję wynik. Jeśli wyszło 15 lub więcej to wpisuję literę A, jeśli 6-14 to B, a 5 i poniżej to C.
Dla każdego ryzyka z grupy A planuję szczegółowe działania neutralizujące, które mają obniżyć ryzyko. W filmie mówiłem o przykładzie szczególnego zaopiekowania współpracownika, którego odejście może być dla mnie katastrofalne. Dzięki temu mam nadzieję, że robię co w mojej mocy by uniknąć dramatu.
Co więcej dla każdego ryzyka z grupy A, planuję w szczegółach co zrobię, gdy to zdarzenie jednak nastąpi. Np. kto i jak przejmie obowiązki kluczowej osoby, która odchodzi. Jest to o tyle ważne, że w sytuacji zaistnienia zdarzenia z grupy A pojawiają się zwykle intensywne emocje, które utrudniają stworzenie racjonalnego planu działań. Dzięki posiadaniu z góry opracowanego planu na taką okoliczność, ratujemy tyle ile się da uratować w tej sytuacji. Brak planu prowadzi częstokroć to niepotrzebnego powiększenia rozmiaru strat. Zaś realizacja z góry przygotowanego planu, nawet w sytuacji napięcia emocjonalnego, pozwala racjonalnie wybrnąć z tarapatów.
Dla łatwiejszego zapamiętania powyższych kroków ubrałem je w skrót PLAN B (od pierwszych słów każdego elementów):

  • Prawdopodobieństwo
  • Lekkość-uciążliwość
  • Analiza ABC
  • Neutralizacja
  • Bilansowanie strat

Do wszystkiego co robisz możesz zastosować powyższą metodę.

Zarządzanie ryzykiem jest elementem zarządzania projektami. Zachęcam by podejść do ryzyka w szerszym kontekście zarządzania swoimi przedsięwzięciami.
Wbrew obiegowej opinii uważam, że zarządzanie projektami jest proste i dostępne dla każdego. Większość projektów to krótkie i niewielkie przedsięwzięcia zajmujące kilka miesięcy. Można się z nimi skutecznie uporać bez zbędnej biurokracji stosując kilka prostych technik. Narzędziem zarządzania projektem może być wtedy zwykła kartka papieru.

Mam nadzieję, że dzisiejszy odcinek jest wartościowy i ułatwi Ci skuteczne radzenie sobie z niespodziankami.