Co robić by spotkania były produktywne? Potrzebujesz CzAPKE

Znam informatyków, którzy mają jedno spotkanie w tygodniu. Uzgadniają wtedy robotę na najbliższe dni i resztę czasu działają samodzielnie. Ja miewam kilka spotkań w tygodniu. Pracując dla korporacji bywało po kilka dziennie. Niektórzy koledzy spędzali na spotkaniach większość biurowego czasu. Część spotkań była twarzą w twarz, a większość przez telefon lub komputerowy komunikator.

Trudno sobie wyobrazić kiedy mieli czas, by wykonać zadania, których się podejmowali podczas spotkań. Podczas pobytu na Florydzie zapytałem o to jednego z amerykańskich szefów. Odparł, że znajduje parę godzin na pracę dzięki wpisaniu do elektronicznego kalendarza korporacyjnego czasu na spotkanie z samym sobą, wtedy może popracować.

Każdy z nas bywa na spotkaniach. Jesteśmy, gdzieś pomiędzy biegunami opisanymi powyżej.

Jak często wychodzimy ze spotkania z przeświadczeniem, że to był produktywnie i pożytecznie spędzony czas? Ze narzekań na krewnych i znajomych wnoszę, że wiele spotkań to strata czasu. Często jesteśmy na spotkaniach organizowanych przez innych. To przez nich tracimy czas? Czyżby?

Z mojego doświadczenia wynika, że każdy uczestnik ma wpływ na to co się dzieje na spotkaniu. Nawet wtedy, gdy prowadzący to osoba sporym autorytecie i władzy.

Co możesz zrobić uczestnicząc w spotkaniu:

  • aktywnie uczestniczyć w dyskusji wnosząc pomysły i sugestie

  • uważnie słuchać innych

  • pomóc w prowadzeniu dyskusji (np. przypominając o celu spotkania lub prosząc, by wypowiedziała się osoba, która jeszcze nie mówiła)

Natomiast, gdy jesteś organizatorem i prowadzącym spotkanie masz dużo więcej do zrobienia. Oto lista Twoich typowych zadań:

  • określenie powodu spotkania

  • określenie co jest do załatwienia podczas spotkania

  • wybór uczestników i określenie w jakich rolach uczestniczą

  • określenie procesu podjęcia decyzji (np. decyduje szef, lub głosowanie, albo jednomyślność)

  • decyzja gdzie i kiedy odbędzie się spotkanie oraz sprawdzenie dostępności miejsca

  • określenie jakie sprzęty są potrzebne oraz potwierdzenie, czy są dostępne

  • powiadomienie uczestników kiedy i gdzie jest spotkanie

  • przygotowanie wstępnej agendy z określeniem dlaczego i po co jest spotkanie

  • wysłanie wstępnej agendy do kluczowych uczestników i interesariuszy, by z wyprzedzeniem usłyszeć ich opinie

  • przygotowanie ostatecznej agendy i rozesłanie jej do wszystkich uczestników

  • weryfikacja czy każdy kluczowy uczestnik będzie uczestniczył

  • przygotowanie do poprowadzenia spotkania (np. wydruk dokumentów, arkuszy itp.)

Bowiem jest cienka granica między spotkaniem „złodziejem czasu”, a spotkaniem produktywnym. W większości przypadków każdy z nas ma wpływ na to czy najbliższe spotkanie ukradnie czas, czy dostarczy wartość.

Więcej praktycznych porad znajdziecie w dwóch kieszonkowych publikacjach (w j. angielskim), które dobrze mi służą:

The Team Memory Jogger: a Pocket Guide for Team Members

http://www.amazon.co.uk/The-Team-Memory-Jogger-Members/dp/1879364514

oraz

Running Meetings: Expert Solutions to Everyday Challenges (Harvard Pocket Mentor Series)

http://www.amazon.co.uk/Running-Meetings-Solutions-Everyday-Challenges/dp/1422101851