Skalowanie biznesu usługowo – doradczego – jak wyjść z zaklętego kręgu jednoosobowej firemki i zbudować coś niezależnego od nas?
Tak brzmiało pytanie nadesłane przez widza 1-minutowego Frugi.
Jak ktoś powiedział: „Jeśli jesteś najważniejszym trybem w swojej firmie, to jesteś zarazem jej najbardziej spowalniającym obciążeniem”. Tu wydaje się leżeć główna bariera rozwoju firmy. Czyli warto uwalniać firmę od ograniczającego uścisku właściciela.
UCIECZKA OD RĘCZNEGO STEROWANIA
W tych słowach kryje się istotna prawda: dostarczanie na rynek produktu ma być tak zautomatyzowane, by obecność właściciela nie miała bezpośredniego wpływu na proces produkcyjny.
Zatem mamy sedno skalowania firmy: zespół pracowników ma zaspokoić oczekiwania klienta bez względu na to, czy dany egzemplarz przeszedł przez moje ręce.
Wielu przedsiębiorców czytających mojego bloga, nie przekroczyło bariery kilkunastu pracowników i dobrze sobie radzi w tzw. ręcznym sterowaniu firmą.
Natomiast ci, którzy mają na pokładzie 20, 30 lub więcej pracowników są w tarapatach, gdy sami decydują o każdym detalu. W takiej skali firmy, jest to zabójcze dla biznesu i demotywujące dla wartościowych ludzi, których tracimy szybciej, niż byśmy chcieli.
PROCESY I PROCEDURY
Sprawdzonym ratunkiem są procesy i procedury. Jakkolwiek bezdusznie brz
mią te określenia, to w połączeniu ze zdrowym rozsądkiem potrafią zdziałać cuda.
Spisanie procesu produkcyjnego buduje autonomię w organizacji. Już nie trzeba czekać z każdym drobiazgiem na decyzję szefa. Można samodzielnie realizować plan. Zaś szef czuwa nad tym, by plany harmonijnie zmierzały to realizacji jego wizji.
Okazuje się, że nawet kreatywne i nieszablonowe prace zawierają sporo powtarzalnych elementów, których opisanie pozwala skalować produkcję. Do tworzenia procedur wystarczą proste środki. Jako szef, spisujesz w formie listy to, co wcześniej robiłeś ręcznie i delegujesz. Pracownicy będą realizować twój schemat działania, a ty skupisz się na pilnowaniu, by wszyscy utrzymywali przyzwoitą jakość tego co dostarczacie klientom.
Tą metodę można zastosować do wszystkiego, od produkcji ciastek, po prowadzenie szkoleń, aż do tworzenia bloga. Tak, nawet do bloga.
UPROCESOWIĆ BLOG?
Obecnie produkuję jeden odcinek 1-minutowego Frugi tygodniowo. Każdy jest inny, każdy odcinek ma wnosić element nowości i świeżości.
Pomysł można rozwinąć w dostarczanie dwóch, trzech, a może pięciu odcinków każdego tygodnia?
Byłoby to możliwe, gdybym przestał samodzielnie zajmować się wszystkim co jest związane z jednominutówkami. Oczywiście proces produkcji mojego wideobloga jest zestawem powtarzalnych kroków.
Składa się z przygotowania scenariusza, wymyślenia scenografii, wymyślenia i realizacji wizji graficznej, nagrania i montażu materiału, przygotowania angielskich napisów, stworzenia tekstu blogowego, dystrybucji i promocji odcinka oraz interakcji z widzami w mediach społecznościowych i analizie statystyk.
Ta praca daje mi mnóstwo radości, ale pochłania około 10 godzin każdego tygodnia, a więcej czasu na to przedsięwzięcie nie chcę poświęcać. Zatem skalowalność 1-minutowego Frugi wiązałaby się z przekuciem powyższego procesu w szczegółowo opisane kroki (tj. procedury) i delegowaniem ich na moich współpracowników.
Np. procedura przygotowania angielskich napisów wyglądałaby mniej więcej tak:
1. Ładujesz plik mp4 z odcinkiem do programu Gnome Subtitles.
2. Zapisujesz plik z numerem odcinka w formacie srt (np. 082.srt) na dysku lokalnym.
3. Tworzysz angielską wersję tekstu w blokach od 1,5 do 4 sekund (aby przyspieszyć swoją pracę korzystaj ze skrótów klawiaturowych opisanych w załączonej instrukcji).
4. Po zakończeniu wpisywania otwierasz zapisany tekst w edytorze LibreOffice, ustawiasz język na angielski, sprawdzasz i korygujesz ortografię tekstu.
5. Zapisujesz na dysku skorygowany tekst.
6. Ładujesz plik srt do youtube’a poprzez interface Add new subtitles => English => Upload a file i zapisujesz klikając Save
7. Oryginalny plik srt kopijesz do repozytorium w chmurze pod adresem …drive.google.com/drive/u/0/folders/…
ZESPÓŁ, KAPITAŁ I ZWROT Z INWESTYCJI
W podobny sposób powinienem opisać pozostałe elementy procesu produkcji jednominutówek, stworzyć zespół i zainwestować w ich pracę. Oczywiście warto postawić pytanie, czy w moim przypadku opłaca się inwestować w większej skali blog, obsługiwany przez zespół profesjonalnych współpracowników.
Stajesz przed tym samym pytaniem w odniesieniu do swojego biznesu, bo poza spisaniem procedur, skalowanie firmy wymaga zbudowania zespołu i wyłożenia pieniędzy. To ma sens, gdy inwestycja zwróci się i przyniesie zyski w przewidywalnej przyszłości.