BHP project managera, czyli 3 zasady skutecznego zarządzania projektami

http://www.youtube.com/watch?v=kaT781iGauY

 

Zarządzanie projektami może być łatwe.
By to osiągnąć to, moim zdaniem, opłaca się zainwestować czas i wysiłek w porządne dogadanie warunków projektu jeszcze przed jego rozpoczęciem. Dzięki temu realizacja pójdzie sprawniej.
Powiem wprost: napięcia i konflikty priorytetów są nieuniknione, szczególnie w dłuższych projektach.
Możemy się z nimi rozprawić na samym początku, negocjując warunki ze sponsorem projektu. Wtedy fundujemy sobie jedną czy dwie trudne rozmowy z zamawiającym projekt, by jasno ustalić najważniejsze zasady.
Można też przystąpić do wdrożenia, bez szczegółowych uzgodnień, a niejasności zostawić do wyjaśnienia na bieżąco, gdy będą się pojawiać.
Obydwie drogi są powszechnie praktykowane wśród zarządzających projektami. Każda ma swoje plusy i minusy.
Jestem orędownikiem otwartej komunikacji i dbam, by na początku ustalić przynajmniej trzy tematy:
1. jaki jest cel projektu, czyli co i na kiedy mamy zrealizować?
2. jaki jest zakres projektu, czyli czym się zajmujemy, a czym się nie zajmujemy?
3. jak wygląda autonomia project managera w wyborze dróg dojścia do celu?
Zaletą takiego podejścia jest jasne nazwanie tego, z czego będę rozliczony, oraz nakreślenie ram mojej swobody działania. Oczywiście niektórzy kierownicy projektów unikają tego podejścia, bo ich zdaniem „w mętnej wodzie łatwiej coś złowić”. Chodzi o to, że bez jasnego określenia projektu łatwiej ogłosić sukces na podstawie tego, co się uda zrobić, a to co się nie udało uznać za celowo zaniechane przez zespół projektowy. Bowiem bez wyznaczonych mierników sukcesu pozostaje dowolność interpretacji co jest sukcesem, a co porażką.

W tym kontekście warto dotknąć tematu odpowiedzialności za przebieg i wynik projektu. Fundamentalna zasada zarządzania mówi o tym, że osoba podejmująca decyzję ponosi też odpowiedzialność.
Zlecając zarządzanie projektem i przekazując project managerowi operacyjną decyzyjność czynimy go odpowiedzialnym za rezultat przedsięwzięcia. Natomiast jeśli w trakcie wdrożenia „przełączymy na ręczne sterowanie”, czyli z fotela prezesa lub klienta narzucimy kierownikowi projektu konkretne decyzje i działania to, od tego momentu, przejmujemy faktyczną odpowiedzialność za projekt. Parę miesięcy temu zaproszono do mnie udziału w zespole projektowym, formalnie kierowanym przez młodą kierowniczkę. W rzeczywistości jej rola została sprowadzona do pracy asystencko-sekretarskiej, bowiem jeden z dyrektorów osobiście decydował o najdrobniejszych detalach projektu. Oczywiście taki sposób zarządzania, szczególnie w warunkach „frontowych” bywa skuteczny. Lecz zupełnie niepotrzebnie wprowadzono bałagan pojęciowy nazywając sekretarkę project managerem.

Reasumując, 3 zasady BHP project managera to jasny cel, precyzyjny zakres oraz autonomia kierownika projektu w wyborze metod realizacji celu.

Ps.

Studium przypadku z dzisiejszego filmu było prawdziwe i dotyczyło projektu realizowanego na prośbę Krzysztofa Korytko. Tutaj znajdziecie, nagraną przez mnie, jego opowieść o 900 żołnierzach AK i ich szlaku bojowym z Puszczy Nalibockiej do Puszczy Kampinoskiej:  http://www.youtube.com/watch?v=qe-xF1CJK80